Antes de você efetuar sua primeira cotação é importante que você configure o sistema com algumas informações relativas a sua empresa, para isso consulte nosso artigo de Configuração inicial.
Primeiramente acesse o módulo de Vendas, na barra de módulos, localizado na parte superior do sistema. Após acessar o módulo de Vendas selecione na barra lateral o menu Cotações. Clique sobre o botão Adicionar, localizado na barra de filtros rápidos.
Você chegou na tela para criar uma Cotação de preços (Orçamento), basta preencher as informações seguindo as instruções de cada campo a seguir.
O primeiro passo é informar o Cliente desta cotação, caso o cliente já tenha cadastro entre com pelo menos três caracteres que contenha no nome deste cliente, note que quanto mais você digitar e quanto mais específico for, mais rápido você encontrará o cliente que está procurando. Caso o cliente ainda não esteja cadastrado você poderá cadastrar um clicando no botão abaixo do campo "Clique aqui para adicionar um novo cliente" ou vá no menu Clientes ainda no módulo de Vendas, para mais informações consulte Cadastrando um cliente.
Caso você selecione um cliente previamente cadastrado, o campo Telefone será preenchido automaticamente, porém você tem outras opções: deixar estes campos em branco, isso quer dizer que a cotação não terá nenhum cliente vinculado (será mostrado CONSUMIDOR FINAL), ou colocar um nome e um telefone qualquer para fácil recuperação desta cotação em outro momento, caso o cliente venha a efetivar a venda você poderá então pegar todos os dados e efetuar o cadastro deste cliente.
Toda cotação de preços possui uma Data de validade que é sugerida pela sistema, normalmente um mês, porém você pode alterar sempre que necessário. Esta informação é importante para você controlar se a cotação já está antiga, se deve entrar em contato com o cliente para avançar nas negociações, etc.
O próximo campo a ser preenchido é a seleção da Tabela de Preços que você usará nesta venda. Você poderá ter diferentes tabelas de preços cadastradas, como por exemplo um tabela para vendas na loja e outra para vendas para entrega, neste campo basta selecionar a que você deseja. Porém vale lembrar que no cadastro de clientes existe um campo de tabela de preços isso quer dizer que o sistema irá automaticamente selecionar a tabela de preços que foi informada no cadastro de cliente, para casos onde um determinado cliente utilize sempre uma tabela especifica, para mais informações consulte Cadastrando uma tabela de preços.
O próximo campo a ser preenchido é chamado de Observações, você pode colocar alguma informação pertinente a esta cotação, como por exemplo, "O cliente pediu para entrar em contato no final do mês", são informações que irão direcionar os vendedores para aprovação desta cotação de preços.
Agora você precisa selecionar todos os Itens que serão cotados, você poderá entrar com o nome do produto, código interno ou código de barras, é claro sempre respeitando o limite mínimo de três caracteres (por exemplo, se seu produto tem código interno 16, use 016) para que a pesquisa inicie. Entre também com a quantidade que será cotada, se atentando a unidade de medida que estará sendo mostrado ao lado deste campo. Clique em Adicionar para concluir a adição deste item na venda. Repita esse passo para todos os produtos que você pretende cotar.
Caso você cobre frete para entrega de mercadoria você poderá marcar a opção Frete, neste caso será contabilizado no total da cotação este valor, caso contrário deixa desmarcado. Você também poderá entrar com um valor, em reais ou porcentagem de um Desconto, para entrar com um Acréscimo clique sobre a seta ao lado do campo desconto.
Para finalizar você pode entrar com algumas informações no campo Condições de pagamentos, como por exemplo, VALOR A VISTA R$ 500,00 OU 1+4 DE R$ 100,00, você poderá digitar qualquer condição de pagamento aceitável pela sua empresa. Clique em Salvar para concluir.
Pronto! Sua cotação foi salva com sucesso, você poderá salvar em pdf, enviar ou imprimir esta cotação para seu cliente.